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早在2012年A保險集團就已經(jīng)開始財務共享的探索，是我國比較早進行財務管理轉(zhuǎn)型的企業(yè)之一。在財務共享平臺上線以后，A保險集團業(yè)務效率、財務核算逐步走向規(guī)范化，同時在降低差錯率方面取得了很大的提升。

隨著A保險集團對會計信息質(zhì)量要求的不斷提高，傳統(tǒng)財務職能的事后核算和監(jiān)督已經(jīng)不能滿足企業(yè)對信息質(zhì)量的要求，“業(yè)財融合”的概念在A保險集團內(nèi)部產(chǎn)生。

為實現(xiàn)業(yè)務與財務的深度融合，A保險嘗試升級現(xiàn)有財務共享體系，建立內(nèi)外融合的新型財務共享平臺，通過接入商旅商城的模式，形成新型的財務運營管理體制。

一、項目背景與建設目標

A保險集團的信息化基礎較好，從財務核算系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)（包括辦公自動化OA系統(tǒng)、資產(chǎn)招采管理系統(tǒng)等）到預算管理系統(tǒng)、財務共享平臺系統(tǒng)一應俱全，在國內(nèi)大型企業(yè)中走在前列。但是，隨著企業(yè)業(yè)務的發(fā)展和管理精益化需求的提升，現(xiàn)有信息化體系所存在的一些問題也日益暴露出來。

第一，業(yè)財融合的程度不夠。Ａ保險集團盡管有較完備的信息化體系，但傳統(tǒng)手工的會計信息處理程序和方法仍存在于財務核算流程中。同時，基于不同信息系統(tǒng)之間的融合性，Ａ保險盡管有效解決了信息孤島的問題，在一定程度上實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化，但財務職能仍未能有效融合到業(yè)務前端，沒有實現(xiàn)充分的業(yè)財融合。

第二，難以同時響應外部核算和內(nèi)部管理的雙重需求。Ａ保險的各個系統(tǒng)間存在大量基于業(yè)務組織、業(yè)務活動的實時、動態(tài)的經(jīng)營信息，很多信息單獨存在，難以實現(xiàn)相互間的匹配和有效管控。

第三，費用管控不力。Ａ保險的費用管控模式較為傳統(tǒng)和粗放，費用發(fā)生過程不透明，資源配置不能做到靈活可控，資源投入效果評價沒有科學依據(jù)。

基于這些問題，Ａ保險明確了構建內(nèi)外部融合的新型財務運營管理體制的需求，實現(xiàn)業(yè)務流、財務流和管理流的有機融合。

二、系統(tǒng)實現(xiàn)

Ａ保險財務智能項目主要包括：商旅、商城、傳統(tǒng)線下報銷三部分前端應用（其流程如圖1所示），支持移動端及PC端進行訪問，同時包括預算引擎、核算引擎、業(yè)務平臺三大智能及操作處理模塊，通過前臺配置及少量系統(tǒng)開發(fā)，實現(xiàn)常規(guī)及智能業(yè)務處理。數(shù)據(jù)使用上，通過智能分析數(shù)據(jù)倉庫的合理搭建，能夠靈活、快速、準確地形成并展現(xiàn)管理所需分析內(nèi)容，并實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)聯(lián)動查詢。

（一）商旅

通過在財務共享平臺上接入商旅平臺，取消了出差申請，實現(xiàn)了自動化的差旅申請、采購和結算。由訂單交易開始，個人登錄界面后，自動識別部門，由部門、消費類型等字段做好關系對應，預算、核算字段自動帶出無需逐個字段選擇，并且把財務用到的科目、費用明細等字眼轉(zhuǎn)換為業(yè)務語言。通過控制引擎、預算引擎，使差旅費用控制標準內(nèi)置、預算標準內(nèi)置到訂單提交環(huán)節(jié)，領導審批完由企業(yè)統(tǒng)一支付，無需個人墊付再報銷。訂單狀態(tài)達到指定狀態(tài)自動觸發(fā)對賬，對賬無誤后生成憑證。按A公司結算要求與供應商對賬和核算。

對發(fā)票的處理：賬期結束后，針對對賬成功的訂單，做發(fā)票申請，供應商開具發(fā)票后線上回傳發(fā)票信息并將發(fā)票郵寄到指定地址。線上回傳發(fā)票信息后進行發(fā)票檢驗、發(fā)票認證以及進項稅轉(zhuǎn)出等。線上驗證信息以及紙質(zhì)發(fā)票郵寄后做相關關聯(lián)并存檔。

圖 1: 商旅管理及費用報銷流程

（二）商城

A保險的內(nèi)部企業(yè)商城對接京東平臺，上架的是京東自營產(chǎn)品。按照京東提供的商品對應的品目與預算科目進行對接。商城的業(yè)務模式與商旅一致，由訂單交易開始，到商品下單，審批通過后企業(yè)統(tǒng)一支付。采購同樣還是把管理重點放在預算、核算環(huán)節(jié)。根據(jù)消費類型、品目判斷預算科目，從而判斷是否超費用標準和超預算金額。提交審批的這個環(huán)節(jié)，一旦審批完成，系統(tǒng)會發(fā)訂單給供應商，上面可以看到物流信息。商城有一個在線收貨確認的動作，收貨確認后，自動對賬，到結算每月指定結算時間，對已對賬狀態(tài)的訂單申請開發(fā)票，發(fā)票信息傳遞給元年。這個時候所有的合同、訂單、發(fā)票數(shù)據(jù)都通過電子化的方式存儲在系統(tǒng)里面，整個付款的過程可以做自動化的數(shù)據(jù)匹配，讓付款和發(fā)票的處理以及賬務處理變成自動化的過程。

（三）線下報銷

線下消費類分為兩部分，一部分是在智能財務平臺承載的線下消費平臺報銷的業(yè)務，另一部分是傳統(tǒng)報銷類業(yè)務，是從消費到報銷均在線下處理，既要實現(xiàn)所有費用類型的傳統(tǒng)的線下報銷業(yè)務，又要把因同一事項發(fā)生的差旅費，分配統(tǒng)一代碼，把線上交易和線下傳統(tǒng)報銷的業(yè)務關聯(lián)起來，用來查詢和統(tǒng)計。（線下業(yè)務流程見圖2）

圖 2：線下業(yè)務流程圖

三、實現(xiàn)效果

（一）人工成本大大減少

原有共享中心模式下，各分公司各部門專職負責差旅費填單和審批人員一年要產(chǎn)生幾百萬的人工成本，而新的共享中心模式下：員工個人直接下單預訂，不需要填單專員，只需部門經(jīng)理審批，不需專員審批，人工成本大大縮減。

（二）工作效率大大提高

智能財務因控制的標準前置，預算引擎嵌入到業(yè)務發(fā)生中，發(fā)票無需人員審批，所以審批節(jié)點只需一個部門領導審批即可，這就大大提高了工作效率。

（三）發(fā)票實現(xiàn)統(tǒng)一管理

智能財務共享模式下，發(fā)票統(tǒng)一管理，每個月僅需開一張大發(fā)票，不但節(jié)約了審單成本，而且降低了企業(yè)數(shù)據(jù)外漏的風險。

（四）相關費用獲得降低

智能財務共享模式下，由于統(tǒng)一采購、統(tǒng)一結算且提供了自動比價功能，因此A保險的機票、酒店等相關差旅費用獲得了大幅降低，同時A保險在線商城的很多商品價格也明顯低于某知名電商的官網(wǎng)價格，日常采購過程走向透明高效且費用不斷遞減。