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在食品藥品認證審評中心建立并實施ISO9001質(zhì)量管理體系認證的目的就是要把ISO9001國際標準引入食品藥品認證審評工作中,規(guī)范服務(wù)行為,提高管理效能,使食品藥品認證審評工作更科學(xué)化、系統(tǒng)化、文件化、制度化,對食品藥品認證審評工作具有重要的現(xiàn)實意義[1]。
食品藥品認證審評中心的工作主要是負責組織和配合開展食品、藥品、化妝品、醫(yī)療器械等的認證審評和現(xiàn)場檢查工作,而涉及現(xiàn)場檢查的工作頭緒多、情況復(fù)雜。而IS09001質(zhì)量管理體系正是基于風險的思維能夠確定可能導(dǎo)致其過程和質(zhì)量管理體系偏離策劃結(jié)果的重要因素并實施控制,最大限度地降低不利影響,并通過建立質(zhì)量管理體系,形成文件,對每項工作都建立起規(guī)范的流程,明確每個崗位的工作職責,從而為食品藥品的認證審評工作提供科學(xué)、規(guī)范的管理體系。
推行IS09001質(zhì)量管理體系必須要必須制訂相關(guān)的《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量管理體系程序》等體系文件,確定中心的質(zhì)量管理體系目標、指標與管理方案等,通過一系列體系文件有效將服務(wù)與管理規(guī)范化、標準化,充分體現(xiàn)工作的職責要求,在食品藥品認證審評工作中進行更為有效的監(jiān)督檢查,簡化工作程序,提高工作效率,提升服務(wù)水平。
ISO9001質(zhì)量管理體系的實施是食品藥品認證審評中心內(nèi)部的職責與權(quán)限進行明確、清晰的界定,并在跨部門之間的工作上設(shè)置明顯的操作性強的接口,使各項工作開展起來責權(quán)明晰、步驟順暢,使部門之間工作的協(xié)調(diào)性提高。
首先要進入認證準備階段,成立貫標領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組,制定貫標工作計劃,對實施質(zhì)量管理體系認證進行領(lǐng)導(dǎo)把控,解決質(zhì)量管理的難題,確保提高質(zhì)量體系文件的運行質(zhì)量。
根據(jù)ISO9001標準要求,結(jié)合食品藥品認證審評中心的實際。貴港市食品藥品認證審評中心成立了由綜合室主任為組長的質(zhì)量體系文件編制小組,成員分別由食品室、藥品醫(yī)療器械室等業(yè)務(wù)室負責人組成。各業(yè)務(wù)室根據(jù)《質(zhì)量體系文件編寫規(guī)定》和組長的“事前指導(dǎo)”,分別起草與本業(yè)務(wù)室有直接關(guān)系的文件。各業(yè)務(wù)室起草人提出的文件草稿,必須在本業(yè)務(wù)室內(nèi)廣泛征求意見經(jīng)集體審閱認同后,才能送編寫組長統(tǒng)稿,組長進行修改、補充和完善,然后中心領(lǐng)導(dǎo)層審查。統(tǒng)稿人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的審查意見進行第二次修改,初步形成食品藥品認證審評中心質(zhì)量管理體系程序文件和質(zhì)量管理手冊。
成立內(nèi)審小組,確定小組成員,對內(nèi)審員進行培訓(xùn),確保內(nèi)審小組成員全部取得內(nèi)審員資格。制定內(nèi)審工作目標,及時開展內(nèi)審工作,分別對食品室、藥品及醫(yī)療器械室、綜合室等進行內(nèi)審,持續(xù)推進ISO9001質(zhì)量管理體系認證工作,在預(yù)定時間內(nèi)完成認證工作[2]。
從組織質(zhì)量管理體系角度來看,食品藥品認證審評中心組織實施質(zhì)量管理體系有關(guān)的風險是有關(guān)服務(wù)的風險,涉及體系運行及內(nèi)審等方面,這些風險因素包括中心員工不重視,或體系文件不適宜,體系文件不能把標準有效結(jié)合業(yè)務(wù)過程,體系管理與業(yè)務(wù)管理存在“兩張皮”現(xiàn)象;還有內(nèi)審員能力不足,不能及時發(fā)現(xiàn)體系運行中的問題;部門不重視,不配合內(nèi)審工作,不利于體系持續(xù)改進;這些因素都會影響食品藥品認證審評中心質(zhì)量管理體系的實施。
應(yīng)對管理體系運行方面風險的有效措施是加強員工對ISO9001標準的學(xué)習(xí)、運用,建立健全本中心崗位管理辦法,明確各崗位的權(quán)限和責任,對于不相容的崗位進行分離;預(yù)防內(nèi)審工作方面風險的有效措施是對內(nèi)審員進行定期培訓(xùn),安排內(nèi)審提高能力,定期對內(nèi)審員內(nèi)審能力進行評價,中心領(lǐng)導(dǎo)重視管理內(nèi)審員的考核。
審評查驗包括材料審查和現(xiàn)場審查,材料審查風險可能存在審評材料突然很集中,導(dǎo)致無法及時安排現(xiàn)場查驗,申請事項超時限;審評查驗法規(guī)、標準發(fā)生變化時,審評查驗人員不清楚法規(guī)、標準的變化,導(dǎo)致審評結(jié)論錯誤;現(xiàn)場審查風險包括現(xiàn)場審查組業(yè)務(wù)能力不足或?qū)彶榻M上傳材料不完整;檢查組不嚴格遵守廉潔紀律;對審評查驗程序有缺漏、判定不準確,導(dǎo)致服務(wù)對象的抱怨、投訴。
應(yīng)對審評查驗風險的有效措施是加強審評查驗人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),定期對審評查驗人員進行考核評價;對審查組上傳材料認真審評,對審查人員多培訓(xùn)告知其需要上傳的材料,每次派檢查員后,按一定比率安排中心人員跟進,及時了解各審查組的能力水平;對于經(jīng)常容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié),對各審查員定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高審查水平;實行檢查員廉潔反饋制度,要求每一次審評都有檢查員與企業(yè)共同簽訂檢查紀律,并由企業(yè)填寫現(xiàn)場檢查人員執(zhí)行廉潔自律規(guī)范情況反饋表;提高工作責任心,加強對審評查驗工作的管理[3]。
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